Strength based Lean Six Sigma

Procesverbetering, maar dan veel leuker

door Huib Ribbens

Als organisatieadviseur ben ook ik grotendeels opgeleid in het model: Wat gaat er niet goed? Dat zullen we dan eens gaan fixen. Veel aandacht in deze manier van werken gaat uit naar wat we niet willen zoals verspilling, bottle necks en verstoringen in het proces. Dat zien we ook terug in methodes als Lean en Lean Six Sigma.

Tijdens de training Strength based lean Six Sigma (David Shaked & Theo van dern Eijnden) werd ik daar weer bewust van gemaakt. In de training wordt een alternatieve manier van advisering met betrekking tot procesverbeteringen aangeboden. De bekende consulting methoden en technieken uit het Lean en Lean Six Sigma repertoire, worden 180 graden omgedraaid. Onderzocht wordt wat juist goed, bruikbaar en succesvol is en hoe we daar van kunnen leren. Wat dit oplevert is meer creativiteit, vertrouwen, betrokkenheid en….resultaat!

Wat wordt bedoeld met strenght based?

De basis is onder andere te vinden in de methode van Appreciative Inquiry (waarderend onderzoeken). Deze verandervisie heeft als uitgangspunt dat een systeem zich positief ontwikkelt, zodra mensen onderzoeken wat er werkt. Zij focussen daarbij op wat ze graag willen in de toekomst. Inspirerende verhalen over succesvolle ervaringen worden daarmee de basis voor verbetering.

Voordelen van Appreciative Inquiry in procesverbetering zijn:

• Door de focus op wat we willen en niet op wat er misgaat, wordt het oplossingspotentieel verbreed (buiten het kader van alleen het probleem).
• Geen tijdverslindende analyses
• Positieve energie en betrokkenheid doordat mensen worden uitgedaagd verhalen te vertellen waar ze trost op zijn en die betekenisvol zijn

Hoewel Lean en Lean Six Sigma de afgelopen decennia een ontwikkeling hebben doorgemaakt, waarbij ook de mens in het proces steeds meer aandacht krijgt, blijven het probleem georiënteerde methodieken. In zijn boek Strength based lean Six Sigma, laat David Shaked onder andere zien hoe bekende en waardevolle instrumenten uit de klassieke procesverbetering worden omgedraaid naar een waarderende vorm. Bijvoorbeeld 5x vragen waarom iets wel werkt in plaats van ‘5x why’ op het probleem. En op zoek gaan naar de 7 belangrijkste bestaande klantwaarden en deze laten groeien in plaats van op zoek gaan naar de 7 vormen van verspilling.

Hoe krachtig de methode is bleek toen we als onderdeel van de training de werkvloer (de gemba) zijn op gegaan. Het betrof een groot technisch productie/installatiebedrijf en we spraken daar met het hoofd inkoop.

De eerste vraag die we stelden was: “Wanneer heeft u een hele goede dag en gaat u bij wijze van spreken fluitend naar huis?”

De betreffende man die in eerste instantie wat gereserveerd en wat achterdochtig overkwam, keek verrast op. Hij antwoordde: “Ik heb een goede dag als ik alles heb kunnen oplossen tussen ons en onze leveranciers.”

Vervolgens stelden we de vraag: Wanneer lukt dat het best?

Hij antwoorde: “het gaat het best als de leveranciers snappen hoe het bij ons werkt.”

Er volgde een levendig gesprek waarin de vragen steeds natuurlijker werden. “Welke leveranciers snappen dat het best?” Hij noemde twee namen.

“Wat maakt dat deze leveranciers het goed snappen?” De inkoper vertelde dat dit leveranciers waren, waarmee al een langere tijd een relatie was. “Ik ken ze goed en zij kennen mij. Ik heb ze hier zelfs ook een keer rondgeleid. Ze snappen nu heel goed hoe ons proces loopt en hoe belangrijk het is dat we de spullen op onze manier aangeleverd krijgen.”

We hoefden niets meer te zeggen. Het idee om meer leveranciers uit te nodigen en rond te leiden kwam spontaan. De man werd steeds spraakzamer en het werd lastig om een eind aan het leuke gesprek te maken.

De vaardigheid om goede vragen vanuit een waarderende perspectief te stellen blijkt essentieel voor het succes van de methode. “Verandering begint op het moment dat we de eerste vraag stellen”. Dat valt nog niet mee. Formuleer in een interview ter plekke maar eens een goede waarderende vraag. Goede waarderende vragen zijn vragen die energie en nieuwsgierigheid opwekken, uitdagen, onderliggende overtuigingen naar boven brengen en leiden tot meer vragen.

Voorbeelden van goede waarderende vragen op zoek naar de grondoorzaken van succes zijn:

• Wat is de beste ervaring? Wanneer was je het meest trots?
• Wat werkt er goed in het proces? Waar en wanner wordt wordt waarde gecreëerd voor klanten. Wat maakt dat mogelijk?
• Wat is de grondoorzaak van het succes?
• Wat is er anders als de oplossing is geïmplementeerd?
• Welke kennis en middelen zijn al beschikbaar?
• Hoe goed zijn we in het uitbreiden van onze successen?
• Geen ‘waarom’ vragen dus. Deze kunnen defensiviteit opwekken.

Erg leuk om te merken dat deze waarderende vragen, als het lukt, eigenlijk overal toe te passen zijn. Dat maakt het zo leuk. We kunnen klein beginnen. Vooraf aan een gesprek één of twee vragen bedenken en letten op het effect. Door het vaker te doen, wordt je er vanzelf beter in.

Wanneer heb jij een hele goede vraag gesteld? Wat maakte deze vraag zo goed? 

Wil je hierover klankborden? Bel dan met Huib 06-51841786 of mail Huib@twst.local

Referentie:

·  Strenght Based Lean Six Sigma, Building Positive and Engaging Business Improvement, David Shaked, 2013