Geslaagde ICT implementatie bij Leystromen

Processen sluiten na invoering primair ERP systeem goed aan bij nieuwe organisatie

Marlene Korevaar is Manager Finance en Informatievoorziening bij woonstichting Leystromen en was verantwoordelijk voor de invoering van een nieuw primair ERP systeem. Deze woonstichting beheert een kleine tienduizend woningen in de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen, Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk en heeft circa 100 medewerkers.

Vorig jaar heeft Leystromen het nieuwe ERP systeem geimplementeerd. Dat systeem heeft een aantal losse pakketten vervangen. Die implementatie bracht met zich mee dat processen vereenvoudigd en beter op elkaar afgestemd moesten worden en op basis daarvan moest het ERP systeem ingericht worden. In het verleden waren eerdere pogingen gedaan om een ERP systeem te implementeren. Als gevolg van een fusie en het niet afstemmen van de processen van de verschillende organisaties en doordat het project toen vrijwel volledig door externen is uitgevoerd was die implementatie niet volledig succesvol verlopen. De kennis was na het project weer naar buiten gelopen en de inrichting en afstemming van de processen was niet in orde.
“Dat moest anders,” aldus Marlene Korevaar. “We hebben gekozen voor een geheel nieuwe implementatie van een nieuw systeem omdat het eerdere systeem na 5 jaar toch vervangen moest worden en omdat we de processen dit keer goed wilden laten aansluiten bij de (nieuwe) organisatie. Voor mij was het essentieel dat we deze nieuwe implementatie met eigen kennis en mensen zouden laten verlopen. Daarbij was er de voorwaarde dat we de leden van het projectteam goed meekregen en natuurlijk de rest van de organisatie. Voor de begeleiding van die zachte kant van het project heb ik de hulp van TWST ingeroepen. Dat is uitstekend verlopen.

Het team van TWST bleek goed te kunnen luisteren. Er werd een gestructureerde overlegvorm gekozen en regelmatig werden er zogeheten pitstops in gelast met de projectleiders. Door de juiste keuze van taal en tools, die paste bij de groep zorgden Simon van der Veer dat iedereen gedurende het project aangehaakt bleef. . Gericht werden, waar nodig, bepaalde gedragsveranderingen behaald. In de zomer van 2015 is het systeem live gegaan. Dat was een belangrijke mijlpaal voor het projectteam. Daarna was het juist zaak om de gehele organisatie mee te nemen en te zorgen dat de organisatie gereed is en alle medewerkers in de nieuwe werkprocessen te begeleiden. Het project is succesvol geïmplementeerd maar we zijn er nog niet. Het moet nu verder uitgebouwd en verbeterd worden.”
Marlene Korevaar kijkt terug op een succesvolle implementatie met een goed en prettig projectteam en een hele toegankelijke en open communicatie. “Het nieuwe IT-systeem moest een brug slaan naar de nieuwe organisatie en dat is goed gelukt,” zegt Marlene Korevaar.